Como aplicar a LGPD no RH da sua empresa?
A Lei Geral de Proteção de Dados -LGPD entrou em vigor em agosto de 2020, tornando essencial que todas as empresas estejam de acordo com as novas regras, no que diz respeito aos dados pessoais de seus trabalhadores, gestores, sócios e, também, de clientes, parceiros e fornecedores.
A necessidade de se adequar não é somente para evitar multas aplicadas pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados – ANPD, mas principalmente para impedir eventuais ações judiciais com pedido de reparação de danos por armazenamento de dados sem consentimento do titular.
Posto isso, o setor de Recursos Humanos deverá ser minuciosamente treinado para cumprir as novas regras da LGPD, especialmente para cuidados com os dados pessoais dos colaboradores vinculados à empresa.
Para você entender melhor como realizar esta adaptação, criamos um conteúdo completo. Confira a seguir.
O que é a LGPD?
A Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD entrou em vigor neste ano de 2020, durante o período de pandemia, tendo em vista a necessidade de regulamentação de regras quanto ao uso de dados pessoais de terceiros, haja vista o aumento expressivo de golpes, hackeamento de informações, estelionatos, dentre outros problemas.
O objetivo principal é a proteção das garantias fundamentais de todos os indivíduos, principalmente a liberdade, privacidade e formação da personalidade.
A legislação “dispõe sobre o tratamento de dados pessoais, inclusive nos meios digitais, por pessoa natural ou por pessoa jurídica de direito público ou privado, com o objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural” (art. 1º).
Além de proteger os dados com aplicação de multas exorbitantes, há responsabilização pela reparação de danos, em eventual ação judicial, pelo uso indevido das informações pessoais. Dessa maneira, a ausência de adequação das normas deverá ser impreterivelmente considerada, pois a lei afetará todo tipo de negócio.
Como aplicar a LGPD no RH da empresa?
Defina quais são os dados utilizados
A lei define como dados pessoais três categorias: sensíveis, não sensíveis e anonimizados, conforme distinguimos abaixo:
Dados pessoais não sensíveis (públicos): são as informações pessoais de cada indivíduo, como RG, CPF, endereço, nome completo, telefone. A LGPD define as situações que essas informações podem ser tratadas pelas empresas.
Dados pessoais sensíveis: são aqueles relacionados às características físicas ou comportamentais, ou seja, à biologia ou escolhas da pessoa, como: religião, origem racial e étnica, opinião política, dados referentes à saúde e vida sexual. Informações que podem expor uma pessoa.
Dados anonimizados: são dados relativos ao titular que passaram por técnicas, direta ou indiretamente, de remoção ou modificação, de modo a não permitir a identificação do titular.
Classifique as formas de tratamento
Tratamento de dados é toda conduta que utilize um dado pessoal, cuja identificação do titular (proprietário do dado) seja possível. Alguns exemplos de tratamento:
coleta; ato de recolher dados para algum fim;
recepção: receber dados após a transmissão;
transmissão: ato de movimentar os dados entre dois pontos por meio de utensílios digitais telefônicos, elétricos, dentre outros;
classificação: organizar os dados de forma criteriosa especificada pelo operador ou controlador dos dados;
utilização: aproveitamento de dados com finalidade específica, salvo aquelas previstas na LGPD (fins acadêmicos, jornalísticos, artísticos, particulares e não econômicos, segurança pública e outros);
armazenamento: conservar em local específico o dado;
eliminação: excluir o dado;
modificação: alterar o dado;
dentre outras.
Classificar o tratamento adequado para cada tipo de dado será essencial para definir a finalidade do uso da informação e, principalmente, solicitar o consentimento do titular.
Estabeleça um responsável do setor do RH
Quando você entender quais são os dados utilizados e quais as formas de tratamento, será necessário estabelecer um responsável exclusivamente pela proteção dos dados no setor de Recurso Humanos, especificamente em relação aos colaboradores da própria empresa.
É importante que exista uma pessoa responsável, pois a Autoridade Nacional de Proteção de Dados – ANPD, entidade criada para fiscalizar as empresas em relação às normas da LGPD, poderá solicitar relatórios sobre o uso de dados internos, motivo pelo qual recomenda-se que exista um cargo específico para tal função, evitando problemas futuros.
O mais importante é definir a finalidade do tratamento do dado e por quanto tempo será necessário o uso, pois um dado não poderá permanecer inutilizado, segundo a lei.
Tenha em mente que o consentimento do titular e a finalidade são os elementos principais para o caminho da regularização do tratamento dos dados pessoais.
Vale ressaltar, ainda, que o titular tem o direito de revogar o consentimento a qualquer tempo, sendo imperioso, ainda, que ele saiba o que está sendo feito com seus dados pessoais e até quando será o uso, sob pena de responsabilização da empresa por violação de informações sem o consentimento.
A adaptação não é tão simples, razão pela qual recomendamos que você esteja amparado por um advogado especialista no ramo empresarial, a fim de que a LGPD seja integralmente cumprida, de acordo com as características da sua empresa.
Quando se fala em reforma tributária no Brasil, políticos, empresários e a população em geral ficam apreensivos. Isto porque, mexe diretamente no bolso de todos e, consequentemente, na arrecadação de tributos para os cofres públicos, a fim de fazer frente aos investimentos e as despesas públicas.
Bem, especialmente com relação às empresas é um momento muito preocupante, porque dependendo do que for alterado, afetará diretamente o lucro ou ser repassado aos preços dos produtos e serviços fornecidos aos consumidores.
Mas o que a reforma tributária pretende alterar?
Vários governantes tentaram implementar uma reforma tributária, mas nenhuma foi para frente. Neste ano, motivado pela grave crise econômica, e sob o pretexto de reduzir a carga tributária e modernizar o sistema de apuração e arrecadação de impostos e contribuições, o Congresso Nacional e o Governo Federal estão analisando o tema e propondo alterações como:
- Unificar tributos da União dos Estados e dos Municípios;
- Reduzir o número de alíquotas existentes em alguns tributos. Para se ter uma ideia, no ICMS por exemplo, dentre outras, existem alíquotas:
o Por estado;
o Por tipo de empresa;
o Por tipo de produto (por NCM);
o Por grupo de produtos (Cesta básica, combustíveis, etc.);
o Por tipo de consumidor;
o Por tipo e local do destinatário.
- Acabar com a guerra fiscal entre os Estados por conta da concessão de benefícios fiscais para atraírem empresas;
- Criação da Contribuição Social sobre Operações com Bens e Serviços (CBS) em substituição ao PIS e COFINS, com alíquota única de 12%;
- Criação de novos tributos, como por exemplo, o imposto sobre “transações digitais”.
Como preparar a minha empresa para eventuais mudanças?
Esta preparação não é uma tarefa fácil, mesmo porque não se sabe exatamente o que será aprovado. Do mesmo modo, não existe uma receita específica para cada empresa, isto porque são muitas variáveis em movimento.
Mas é aconselhável que as empresas realizem ações como:
- Revisar a escrituração fiscal de PIS e COFINS para verificar eventuais créditos não computados passíveis de restituição ou compensação. Isto porque há possibilidade de unificar as contribuições;
- Revisar a classificação fiscal de todos os produtos de acordo com a NCM (Nomenclatura comum do Mercosul). Para ajustar eventuais equívocos nas alíquotas que possam resultar em tributação a maior e recuperar os referidos valores dos últimos cinco anos;
- Simular os impactos no fluxo de caixa com a aplicação da alíquota de 12% sobre o faturamento a título de CBS;
- Para as empresas prestadoras de serviços, simular os impactos com a elevação da alíquota que era de 4 a 9% aplicando a CBS de 12%, projetando os efeitos sobre o preço dos serviços prestados;
- Revisar a metodologia e o cálculos dos custos de produção e de prestação de serviços. Ajustando eventuais desvios ou identificando aqueles que possam servir de margem de segurança após as alterações legislativas;
- Refazer os planejamentos financeiros considerando todos os cenários que possam afetar seu tipo de negócios;
- Revisar as estratégias de posicionamento no mercado e considerar até uma eventual alteração de atividade econômica, caso se confirme alguma alteração tributária proposta e que possa causar grande impacto nas finanças;
- Revisar as necessidades operacionais de mão de obra através da análise dos processos de fabricação, revenda ou de prestação de serviços.
Essas são apenas algumas formas de ajustar a empresa para absorver os prováveis impactos da reforma e tornar o negócio mais competitivo e lucrativo.
Nós, da Pereira Consultoria Jurídica e Advocacia, seguiremos compartilhando informações importantes, alertando sobre possíveis mudanças, leis e impactos nas empresas.
Ficou com dúvidas? Comente abaixo, estaremos a disposição para orientá-lo.
Estabelecer um planejamento jurídico para empresas é se antecipar a eventuais surpresas e não prejudicar a saúde financeira da companhia, seja em questões tributárias, trabalhista ou societárias.
Geralmente, os empresários ao iniciarem seu negócio se preocuparem apenas com questões de logística, faturamento, custos diretos e indiretos, pagamento de tributos e fornecedores, tudo para iniciar o mais breve possível suas operações. Ao mesmo tempo, esquecem de ajustar as questões legais pertinentes a empresa, as quais impactam diretamente em todas as atividades do empreendimento.
Portanto, ao inaugurar o seu negócio, é recomendado realizar um planejamento geral, até mesmo sobre questões jurídicas. Afinal, dessa forma é possível trazer segurança jurídica às operações, evitando ações judiciais que podem prejudicar a rentabilidade da empresa.
Diante disso, as 5 vantagens que um planejamento jurídico pode trazer para uma empresa após período de pandemia são:
- Enquadramento societário compatível com a atividade econômica, equilibrando a arrecadação tributária da empresa;
- Uma análise tributária quanto aos impostos e contribuições que incidirão sobre as operações da empresa diante das diversas medidas econômicas adotadas pelo Governo a fim de reduzir o custo de funcionamento dos empreendimentos;
- Permite uma avaliação e planejamento quanto às normas trabalhistas a serem aplicadas após as medidas adotadas pelo Governo readaptando a empresa a nova realidade de funcionamento;
- Permite se antecipar a ações judiciais e proporciona um melhor preparo para defender os interesses da companhia;
- Melhora o desempenho em questões societárias e contratuais diante de alterações do quadro de sócios.
Além das vantagens acima citadas, o planejamento jurídico pode ser implantado em uma empresa que já está no mercado fazendo seus negócios. Com esse novo método de governança, o empreendedor poderá deixar de lado questões que tomam muito tempo e se preocupar com o desenvolvimento do negócio e com novas estratégias de investimento.
Com os devidos ajustes de normas e procedimentos, a companhia irá evitar o ajuizamento de demandas desnecessárias, proporcionando até mesmo uma economia de recursos financeiros.
Nós, da Pereira Consultoria Jurídica e Advocacia, seguiremos compartilhando informações importantes, alertando sobre possíveis mudanças, leis e impactos nas empresas.
Ficou com dúvidas? Comente abaixo, teremos o prazer em orientá-lo.
